Für schlanke Unternehmen ohne Personalabteilung können wir das Aufsetzen von Arbeitsverträgen übernehmen. Um in der Lohnbuchhaltung arbeiten zu können, werden umfassende Kenntnisse des Arbeitsrechts, des Lohnsteuerrechts und des Sozialversicherungsrecht unbedingt vorausgesetzt. Unsere Mitarbeiter sind auf dem neuesten Gesetzesstand und verfügen über die notwendigen Fachkenntnisse. Aus verschiedenen Gesetzen und Richtlinien zur Buchführung ergeben sich weiterhin auch im regelmäßig im Personalmanagement verordnete Lohnbuchhaltung verschiedene Durchführungs- und Dokumentationspflichten. Relevant sind in diesem Zusammenhang vor allem
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) regeln die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege im Rahmen der Buchführung. Dabei sind ausdrücklich auch solche buchhaltungsrelevante Daten und Belege zu berücksichtigen, die außerhalb des eigentlichen Buchhaltungsbereichs anfallen. Entsprechend fallen auch Daten und Belege der Lohnbuchhaltung unter die GoBS. Die Ordnungsvorschriften betreffen zunächst die richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung der Daten und Belege. Dabei wird auch auf entsprechende Techniken der Datenübernahmen und des Scannens eingegangen. Ebenso werden Vorschriften zur geordneten, nachvollziehbaren Speicherung und Abfrage von Daten und Belegen gemacht. Weiter muss ein internes Kontrollsystem etabliert werden, das systematisch organisatorische und technische Maßnahmen zur Einhaltung dieser Vorschriften vorsieht. Ebenso wird auch eine Verfahrensdokumentation gefordert, die den gesamten technischen-organisatorischen Prozess der Erfassung, Speicherung und Abfrage der Daten und Belege sowie die Maßnahmen des internen Kontrollsystems beschreibt.
Gemäß der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ hat die Finanzverwaltung das Recht, die mit einem Informationssystem erstellte Buchführung eines Unternehmens durch Datenzugriff zu prüfen. Nach § 147 Abs. 6 Abgabeordnung sind die Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung für den Zugriff bereitzustellen. Entsprechend sind aus Sicht des Personalmanagements erneut Daten in Personalabrechnungssystemen und korrespondierenden Belegen in Dokumentenmanagementsystemen betroffen. Der Datenzugriff kann dabei auf unterschiedliche Weise erfolgen: Bei einem unmittelbaren Datenzugriff erhält die Finanzbehörde direkten lesenden Zugriff auf die Personalabrechnungsdaten, einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen. Sie verwendet dabei ausschließlich die Soft- und Hardware des Unternehmens, wobei der Zugriff Lesen, Filtern und Sortieren ggf. unter Rückgriff auf vorhandene Standardauswertungen erfolgt. Ein Onlinezugriff ist explizit ausgeschlossen. Bei einem mittelbaren Zugriff werden die geforderten Auswertungen durch das Unternehmen selbst oder einen mit der Abrechnung beauftragten Dienstleister („Outsourcer“) durchgeführt. Bei der Datenträgerüberlassung werden die relevanten Daten mit Metadaten (Dateistruktur, Datenfelder, Verknüpfungen etc.) den Finanzbehörden zur Auswertung überlassen. Die Finanzverwaltung hat in Zusammenarbeit mit den Herstellern von Personalabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen einen Bereitstellungsstandard entwickelt, der eine automatisierte Übernahme der steuerlich relevanten Daten sowie der Strukturinformationen unterstützt. Ebenso wurde eine einheitliche Prüfsoftware („I-DEA“) entwickelt.
Die Daten sind nach der Prüfung an das Unternehmen zurückzugeben oder zu löschen.
