Lohnbuchhaltung
Wir buchen alle laufenden Buchungen der Lohnbuchhaltung in Ihrem Unternehmen.
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Wir verbuchen alle laufenden Buchungen der Lohnbuchhaltung in Ihrem Unternehmen. Die Lohn- und Gehaltszahlungen werden von uns für jeden einzelnen Mitarbeiter auf die entsprechenden Konten verbucht. Die Lohnsteuer, Sozialabgaben, Vorschriften und ein breiter Gesetzes- und Vorschriftenrahmen machen das Auszahlen der Löhne und Gehälter zu einer spezialisierten Facharbeit. Die Lohnbuchhaltung erfordert höchsten EDV-Einsatz, Konzentration und Fachkenntnisse. |
Die Lohnbuchhaltung ist eine spezielle Art der Buchhaltung, die sich mit dem wichtigen und interessantem Teil der Lohn- und Gehaltszahlungen an die Arbeiter und Angestellten beschäftigt. In der Lohnbuchhaltung wird die betriebliche Abrechnung von Gehalts- und Lohnzahlungen und allen weiteren Rechnungen, die damit im Zusammenhang stehen verbucht. Dazu gehört die Pflege der Personaldaten, das Ausführen der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse für die Krankenkassen und die Lohnsteuer.
Für schlanke Unternehmen ohne Personalabteilung können wir das Aufsetzen von Arbeitsverträgen übernehmen. Um in der Lohnbuchhaltung arbeiten zu können, werden umfassende Kenntnisse des Arbeitsrechts, des Lohnsteuerrechts und des Sozialversicherungsrecht unbedingt vorausgesetzt. Unsere Mitarbeiter sind auf dem neuesten Gesetzesstand und verfügen über die notwendigen Fachkenntnisse. Aus verschiedenen Gesetzen und Richtlinien zur Buchführung ergeben sich weiterhin auch im regelmäßig im Personalmanagement verortnete Lohnbuchhaltung verschiedene Durchführungs- und Dokumentationspflichten. Relevant sind in diesem Zusammenhang vor allem
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitungsgestützter Buchführungssystem (GoBS)
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) regeln die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege im Rahmen der Buchführung. Dabei sind ausdrücklich auch solche buchhaltungsrelevante Daten und Belege zu berücksichtigen, die außerhalb des eigentlichen Buchhaltungsbereichs anfallen. Entsprechend fallen auch Daten und Belege der Lohnbuchhaltung unter die GoBS. Die Ordnungsvorschriften betreffen zunächst die richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung der Daten und Belege. Dabei wird auch auf entsprechende Techniken der Datenübernahmen und des Scannens eingegangen. Ebenso werden Vorschriften zur geordneten, nachvollziehbaren Speicherung und Abfrage von Daten und Belegen gemacht. Weiter muss ein internes Kontrollsystem etabliert werden, das systematisch organisatorische und technische Maßnahmen zur Einhaltung dieser Vorschriften vorsieht. Ebenso wird auch eine Verfahrensdokumentation gefordert, die den gesamten technischen-organisatorischen Prozess der Erfassung, Speicherung und Abfrage der Daten und Belege sowie die Maßnahmen des internen Kontrollsystems beschreibt.
Gemäß der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ hat die Finanzverwaltung das Recht, die mit einem Informationssystem erstellte Buchführung eines Unternehmens durch Datenzugriff zu prüfen. Nach § 147 Abs. 6 Abgabeordnung sind die Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung für den Zugriff bereitzustellen. Entsprechend sind aus Sicht des Personalmanagement erneut Daten in Personalabrechnungssystemen und korrespondierenden Belegen in Dokumentenmanagementsystemen betroffen. Der Datenzugriff kann dabei auf unterschiedliche Weise erfolgen: Bei einem unmittelbaren Datenzugriff erhält die Finanzbehörde direkten lesenden Zugriff auf die Personalabrechnungsdaten, einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen. Sie verwendet dabei ausschließlich die Soft- und Hardware des Unternehmens, wobei der Zugriff Lesen, Filtern und Sortieren ggf. unter Rückgriff auf vorhandene Standardauswertungen erfolgt. Ein Online- Zugriff ist explizit ausgeschlossen. Bei einem mittelbaren Zugriff werden die geforderten Auswertungen durch das Unternehmen selbst oder einen mit der Abrechnung beauftragten Dienstleister („Outsourcer“) durchgeführt. Bei der Datenträgerüberlassung werden die relevanten Daten mit Metadaten (Dateistruktur, Datenfelder, Verknüpfungen etc.) den Finanzbehörden zur Auswertung überlassen. Die Finanzverwaltung hat in Zusammenarbeit mit den Herstellern von Personalabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen einen Bereitstellungsstandard entwickelt, der eine automatisierte Übernahme der steuerlich relevanten Daten sowie der Strukturinformationen unterstützt. Ebenso wurde eine einheitliche Prüfsoftwäre („I-DEA“) entwickelt.
Die Daten sind nach der Prüfung an das Unternehmen zurückzugeben oder zu löschen.
